블로그 | 당신이 알아야 할 기업 방문자·직원 출입관리 시스템에 관한 모든 것

방문자 관리는 여러분의 사무실에 오는 방문자들을 환영하는 프로세스입니다. 출입등록 부분은 이 프로세스의 일부에 지나지 않습니다. 방문자 안전과 보안, 대피 관리, 직원들을 만나기 위해 방문자가 도착했음을 직원에게 공지하고 그들이 회사 또는 시설에 대한 보안유지 서약을 기꺼이 준수하도록 보장해야 하는 등, 고려해야 할 다른 사항들 또한 있습니다.

방문자 관리 시스템은 사무실로 오는 방문자를 환영하는 모든 영역을 다루는 한 편, 언택트 출입등록, 직원 출퇴근 및 스마트 사무실 관리도 제공합니다. 이러한 기능은 특히 누가 사무실에서 근무하고, 누가 원격으로 일하는 지를 알아야 하고 기록에 쉽게 접근해야 하는 하이브리드 근무 모델의 채택과 더불어 회사 인력관리에 접근하도록 점진적인 방법을 제공합니다.

과거에는 방문자 관리가 종이로 된 방명록과 직원에게 방문객이 도착했음을 직접 알려주는 리셉션 직원의 필요성을 포함한 수동적인 프로세스로 대부분 처리되었지만 지금은 이러한 프로세스의 모든 부분을 한 번에 쉽게 관리할 수 있습니다. 이를 방문자 관리 시스템이라고 합니다.

또한 방문자 관리 솔루션 또는 방문자 관리 소프트웨어라고도 불리며, 앱을 다운로드하고 안내 데스크에 비치할 수 있도록 아이패드에 설치하면 됩니다. 스마트하고 간편하며 프로페셔널합니다.

이 블로그 포스트에서 우리는 방문자 관리에 대한 소개와 출입등록 절차를 종이를 기반으로 한 시스템에서 디지털 솔루션으로 전환함으로써 기대할 수 있는 성과를 보여줄 것입니다.

1. 왜 방문자 관리 시스템을 사용해야 할까요?

종이로 된 방명록 대신 방문자 관리 시스템을 도입함으로써 기대할 수 있는 다양한 혜택이 있습니다. 여러분의 비즈니스를 현대적이고 프로페셔널하게 보일 수 있다는 것 뿐만 아니라, 직원에게 이메일이나 SMS 문자 메시지를 통해 방문자가 도착했음을 즉각 알리고, 직원과 방문자 모두를 위한 건강 및 안전 절차를 관리하고, 모든 데이터를 비공개로 유지하며, 방문자들이 여러분의 비즈니스를 처음 접하는 순간부터 브랜딩을 보일 수 있도록 맞춤 설정을 즐기세요.

그리고 가장 좋은 부분은? 이 모든 기능들이 하나의 편리한 앱으로 제공됩니다.

2. 어떻게 방문자 관리 시스템이 세계에서 가장 좋은 첫인상을 만드는 데 도움을 줄 수 있을까요?

방문자 경험은 중요합니다. 클라이언트, 잠재 고객은 물론 방문자에게 좋은 첫인상을 남기는 것은 매우 중요합니다. 안내 데스크는 출입을 위한 첫 번째 지점이므로 여러분이 원하는 대로 모든 도구를 사용해 리셉션 구역에 따뜻하고 환대하는 공간을 마련하는 것이 좋습니다.

방문자 관리 시스템을 사용하는 디지털 출입관리가 여기에 도움이 될 수 있습니다.
여러분의 브랜딩 및 디자인을 전하는 동안, 개인정보 데이터 준수 시스템을 사용해 방문자에게 그들의 안전과 보안을 진정으로 배려하고 있음을 보여줄 수 있습니다. 내방객이 여러분의 세계로 여행하는 시작점부터 깊은 인상을 느낄 수 있도록 하십시오.

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3. 방문자 관리 시스템이 어떻게 방문자의 안전과 보안에 기여할까요?

주제를 안전 및 보안으로 넓혀보겠습니다. 미국 산업안전보건청(OSHA)에 따르면 2017년 미국에서 발생한 5,147 건의 치명적인 직장 상해 중 458 건은 타인에 의한 고의적 상해”였습니다. 로비 또는 리셉션은 사업장 보안을 위한 1차 방어선을 제공하며, 방문자 관리 소프트웨어의 모든 기능은 즉각적인 공지, 다수의 출입 지점을 모니터링하는 기능, 디지털 서약 준수, 대피 관리 및 ID 배지 프린트를 포함하여 원치 않는 상황을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.

그 다음으로 개인정보 데이터, CT-PAT 및 GDPR의 문제가 있습니다. 어떤 나라에서 여러분의 비즈니스가 운영되고 있는지 간에, 매우 중대한 개인정보 데이터 법을 따라야 할 가능성이 높습니다. 방문자 관리 시스템은 이러한 개인정보 데이터 법을 지키는 데 도움이 됩니다. 이는 여러분의 비즈니스가 방문자 정보 도용에 대한 고발과 소송의 위험성이 없다는 것을 의미합니다.

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4. 방문자 관리 시스템이 직원 이동을 관리하는 데 어떻게 도움이 될 수 있을까요?

95%의 조직은 디지털 업무 환경이 중요하다는 것에 동의합니다. 좋은 소식은 디지털 직원 출입관리 대시보드와 함께 그 변화가 여기서부터 시작한다는 것입니다. 방문자 관리 시스템은 비즈니스 환대를 새롭게 함으로써 여러분의 비즈니스를 보다 스마트하고 능률적인 미래로 나아가게 할 뿐만 아니라 직원 관리에도 매우 유용한 이점을 갖고 있습니다.